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楚雄师范学院学生档案管理规定(修订)
2018-11-05 11:03   审核人:


第一章 总 则


第一条 为确保学生档案资料完整、保管妥善、利用充分、转递安全,根据教育部和国家档案局制定的《高等学校档案管理办法》(2008年中华人民共和国教育部令第27号)和《楚雄师范学院档案管理办法》的规定,结合学校学生档案管理工作实际,特制定本规定。

第二条 本规定适用于我校全日制在籍学生的档案管理工作。

第三条 学生档案是指学生从中学升入大学后所形成的有保存价值的文字资料,是学生学习阶段的个人历史的真实记载和依据。

第四条 学生档案应明确专人管理。管理人员必须政治可靠、作风正派,能够严格遵守档案管理制度,严守秘密,热爱本职工作,刻苦钻研业务,积极为学生服务。

第二章 档案管理职责

第五条 各学院、各有关部门应明确职责,认真落实学生档案管理工作,做好所属学生在校期间档案材料的收集、整理、统计、上报等基础性工作。

第六条 学生工作部负责各部门上报的学生档案材料的接收、整理、保管、借阅、组档、调档、传递等工作。

第七条 各学院、各有关部门应将学生在校学习期间档案材料的形成、积累、整理、归档等各环节纳入本部门学生管理制度中去,切实维护档案材料的真实、完整。

第三章 学生档案材料的归档

第八条 归档材料范围

(一)中学阶段形成的材料:指学生在高中阶段形成的材料,一般包括党团组织材料(入团、入党志愿书)、高中毕业生登记表、学生成绩登记卡、体质测试表、中学生社会实践活动登记表、中华人民共和国学生体育合格证、普通高等学校招生志愿卡、高等学校招生体格检查表等;

(二)学生在校期间的材料:包括党团组织材料、新生入学健康体检表、新生入学登记表、学生军训成绩登记表、学生成绩登记卡、云南省普通大中专学校毕业生登记表、毕业生健康体检表和其他相关材料;

(三)奖励或处分材料:奖励材料主要是指学生在校学习期间获得校级及其以上部门的表彰奖励,包括“三好学生”、“优秀学生干部”、“优秀团员”、“优秀团干部”、“优秀毕业生”以及其他单项奖励等事迹材料;处分材料指学生在校学习期间受到学院及其以上部门的处分材料。

第九条 归档材料要求:

(一)奖励或处分材料以年度进行归档。学校进行的表彰由学生工作部进行归档;处分材料由各学院报学生工作部统一进行归档;

(二)新生入学登记表、新生入学健康体检表、新生档案等相关材料在新生入学后的三个月内由各学院报送学生工作部归档;

(三)党团组织材料、学生成绩登记卡、教师资格证、云南省普通大中专学校毕业生登记表、毕业生健康体检表等材料由各学院及相关部门在毕业生离校前,根据学校的统一安排在规定的时间内报送学生工作部进行归档;

(四)凡需归档的材料,必须是办理完毕的正式材料。材料应完整、齐全、真实、文字清楚、对象明确,由承办部门盖章,并注明形成材料的时间。

第四章 学生档案材料的保管

第十条 各学院及相关部门应指定专人负责学生档案材料的收集、整理、上报工作。

第十一条 学生工作部对接收的学生档案材料要及时进行整理,分学院、年级、班级专柜存放。档案管理人员要严格执行安全和保密制度,不得随意堆放,严防档案的毁损、失散和泄密,并做好档案的防火、防盗、防鼠虫、防尘、防光、防潮工作。

第十二条 学生档案的查、借阅:

(一)非属工作需要,任何人不得查阅、借阅、复印学生个人档案;

(二)因工作需要查、借阅学生档案者,须填写《查、借阅学生档案审批表》,报学生工作部分管领导审批,借期最长不得超过两周;

(三)借、阅档案只限借阅人使用,借阅者要严守机密,妥善保管,不得拆卸、涂改、划圈、自批、抽页、添加和污损档案材料,应保持档案的整洁、完整。第五章 学生档案的接收转递

第十三条 学生档案的接收:

(一)新生录取(入学)工作结束后的三个月内,学生所在学院应以班级为单位将新生档案(附清单两份)移交学生工作部,学生工作部应及时对各学院所移交的档案进行清点核对,并填写学生档案转交清单一式两份(一份交学生工作部档案室,一份留各学院);

(二)对未收到的学生档案,各学院应及时通知学生本人或与招办联系协调进行查寻。

第十四条 学生档案的转递

(一)毕业离校前已签署就业协议的学生,根据毕业生“就业报到证”开具的地址寄送;

(二)毕业离校前未就业的学生,根据“毕业生就业方案”开具的生源地地址寄送;

(三)升学、转学学生档案按有关通知要求寄送至所录取的学校;

(四)学生档案原则上不提倡学生本人携带。

第十五条 转递学生档案时,须填写《学生档案材料转递通知单》,将其归入学生档案,经检查无误后密封,并在密封签上加盖楚雄师范学院学生工作部密封章,通过邮政部门以机要件的方式寄出。

第十六条 学生档案转出时应在档案底册上注明该档案的去向、时间、转出的原因等信息。档案转出后一个月内仍未收到回执,由学生工作部发函催要,收到回执后,档案管理人员要将其粘贴在《学生档案材料转递通知单》存根上。

第五章 附 则

第十七条 上级有关规定对本规定涉及事项另有规定的,按上级规定执行。

第十八条 本规定从2014年1月1日起施行,此前所制定的相关规定同时废止。

第十九条 本规定由学生工作部负责解释。



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